Visão Geral do CRM

Antes de utilizar o CRM do GransoftWeb, é importante compreender os conceitos que fazem parte do funcionamento do módulo.

O sistema trabalha principalmente com processos, etapas, leads, classificações, tarefas e automações. Esses elementos se relacionam para organizar o acompanhamento comercial e operacional da empresa.

O que é um processo?

Um processo representa um fluxo de trabalho ou um funil de acompanhamento.

A empresa pode criar, por exemplo, um processo de prospecção de clientes, acompanhamento de orçamentos, produção, instalação ou pós-venda.

Cada processo possui suas próprias regras, etapas, usuários responsáveis e formas de acompanhamento.

O que são as etapas?

As etapas representam as fases pelas quais um lead passa dentro do processo.

Em um funil comercial, podem ser utilizadas etapas como:

Primeiro contato, orçamento enviado, negociação, aguardando retorno e venda concluída.

As etapas ajudam a equipe a identificar em qual momento cada oportunidade se encontra.

O que é um lead?

O lead é uma oportunidade ou atividade que precisa ser acompanhada.

No GransoftWeb, ele pode representar um cliente, orçamento, pedido, ordem de serviço ou registro criado manualmente pela equipe.

Dependendo da configuração do processo, os leads podem ser gerados automaticamente a partir dos documentos cadastrados no sistema.

Um orçamento criado, por exemplo, pode entrar automaticamente na primeira etapa de um funil de vendas.

Como funciona o Kanban?

O Kanban apresenta os leads em cards distribuídos entre as etapas do processo.

Cada coluna representa uma etapa e cada card representa uma oportunidade.

Conforme o atendimento evolui, o lead é movimentado de uma coluna para outra. Dessa forma, a equipe consegue visualizar rapidamente a situação de cada negociação.

Classificação ou score de leads

A classificação permite indicar o nível de prioridade ou qualificação de uma oportunidade.

Em um processo comercial, a empresa pode utilizar classificações como “Quente”, “Morno” e “Frio”.

Lead quente

Pode representar um cliente que responde aos contatos, solicita ajustes no orçamento, tira dúvidas e demonstra interesse real em fechar a compra.

Lead morno

Indica uma negociação em andamento, mas que ainda depende de acompanhamento ou de uma decisão do cliente.

Lead frio

Pode representar uma oportunidade com menor possibilidade de fechamento naquele momento, como um cliente que não retorna ou informou que está negociando com outro fornecedor.

As classificações são definidas pela própria empresa e podem ser adaptadas a diferentes tipos de processo.

Tarefas de acompanhamento

As tarefas representam ações que precisam ser executadas por um usuário.

Entre os exemplos estão ligar para o cliente, enviar um e-mail, fazer uma visita, encaminhar uma mensagem ou realizar um acompanhamento comercial.

Uma tarefa pode ser criada manualmente pelo vendedor ou pelo gestor. Também pode ser gerada automaticamente pelo sistema.

Após o envio de um orçamento, por exemplo, o CRM pode criar uma tarefa para que o vendedor entre em contato com o cliente depois de dois dias.

Automações do CRM

As automações permitem que o GransoftWeb execute ações quando determinados eventos ocorrerem.

Quando um lead for criado, o sistema poderá enviar uma mensagem ao cliente ou criar uma tarefa para o vendedor responsável.

Quando uma oportunidade passar da etapa “Aprovado” para “Em Produção”, o CRM poderá comunicar automaticamente o cliente.

Dashboard, Kanban e visualização em grade

O Dashboard reúne tarefas, lembretes, visitas e indicadores de performance em uma única tela.

O Kanban oferece uma visualização gráfica do funil, enquanto a grade apresenta os leads em formato de tabela.

A visualização em grade é especialmente útil para localizar registros, aplicar filtros e realizar ações em vários leads.

Conclusão

O CRM do GransoftWeb organiza o acompanhamento das oportunidades e ajuda a evitar que clientes ou negociações fiquem esquecidos.

Com processos personalizados, tarefas, responsáveis e automações, a empresa passa a ter maior controle sobre sua rotina comercial.