Nesse tutorial, explicaremos como controlar a Produção de forma eficiente através da emissão de Ordens de Serviço dentro do sistema GransoftWeb, da criação da OS até a entrega e a instalação.
A Ordem de Serviço
O processo de industrialização inicia-se efetivamente a partir do momento em que uma venda é criada no sistema. A partir dessa etapa, é necessário gerar uma Ordem de Serviço para que se possa dar início às atividades da produção.
A Ordem de Serviço é um documento que formaliza o serviço a ser prestado para um cliente e serve como ponto de partida para a organização do trabalho. Dessa forma, a empresa consegue se planejar com os prazos e organizar as demandas para o atendimento, mantendo o controle do fluxo de trabalho.
A Ordem de Serviço formaliza o serviço a ser prestado ao cliente.
Uma venda, várias OS
No GransoftWeb, uma Ordem de Serviço sempre será associada a uma única venda. Ou seja, não é possível criar uma única OS englobando vários pedidos. Porém, é permitido criar várias Ordens de Serviço para uma única venda. Esse recurso possibilita quebrar grandes pedidos em várias Ordens de Serviço menores, facilitando a distribuição do trabalho e do tempo da produção.
Várias Ordens de Serviço para uma única venda.
Por exemplo, imagine um pedido de uma obra de grande porte: obviamente, as peças não serão produzidas de uma única vez, pois isso poderá sobrecarregar sua linha de produção e acabar comprometendo a entrega das outras vendas. Nesse caso, você pode distribuir os serviços em várias Ordens de Serviço, sendo que cada OS será identificada pelo número do pedido / código sequencial.
Como criar uma Ordem de Serviço
Para criar uma Ordem de Serviço, acessamos o menu Produção - Lista de Itens sem OS. Será exibida uma lista de produtos, do tipo Industrialização, das vendas que foram geradas e que ainda não foram associados a nenhuma OS.
Essa é a primeira etapa da produção, onde o encarregado irá determinar quais itens serão produzidos, criar o documento da Ordem de Serviço, e definir as datas de início da produção, a data prevista para a entrega das peças, e o status, ou situação, em que se encontra a OS na produção.
Antes, um adendo: existem dois tipos de Ordens de Serviço para o sistema de marmoraria.
Produção Interna
A primeira são as OS do tipo Produção Interna, que compreendem os produtos cuja industrialização será feita conforme as especificações de um pedido. Exemplo: pias, escadas, bancadas ou soleiras que são feitas sob encomenda para uma obra específica. Esses produtos sempre terão medidas, acabamentos e materiais que irão variar de acordo com o projeto.
OS do tipo Produção Interna: peças sob encomenda.
Produção de Kits
Já as OS do tipo Produção de Kits compreendem as Ordens de Serviço destinadas para a produção de produtos compostos.
O produto composto, como o próprio nome já diz, é um tipo de produto que geralmente é industrializado internamente, sendo que a empresa disponibiliza o estoque para venda.
OS do tipo Produção de Kits: produtos compostos para estoque.
Exemplo
Imagine um modelo de janela que sua empresa produz. Esse modelo segue um padrão de medidas de esquadrias e composição de peças que quase nunca é modificado. Essa janela pode ser cadastrada como um produto composto e será produzida apenas para manter quantidades em estoque, onde ficará armazenada temporariamente para depois ser vendida no varejo.
Abordaremos com maiores detalhes a Produção de Kits em um outro tutorial. Aqui, nosso foco será a Industrialização Interna.
Acompanhando a produção interna
Portanto, acessando o menu OS - Produção Interna, será exibida a lista de todas as Ordens de Serviço geradas. O encarregado da produção lista as OS com o status Pendente e informa os responsáveis pelo corte e acabamento das peças.
Assim que começar a produzir, altera o status para Em Produção, sinalizando para todos os envolvidos que aquele documento já se encontra na etapa inicial da industrialização.
OS - Produção Interna: lista de Ordens de Serviço e status.
Os funcionários responsáveis pelo corte e serviços de beneficiamento e instalação deverão ser informados no detalhe da OS, na aba Atividades. Essas atividades poderão ser consultadas em um painel específico, onde cada funcionário poderá visualizar sua tarefa individual e sinalizar o momento em que iniciou e terminou a atividade.
Aba Atividades: funcionários responsáveis por cada tarefa.
Dessa forma, o responsável pela produção terá uma visão global do andamento dos serviços. As atividades de produção serão explicadas com maiores detalhes em um tutorial à parte.
Depois de definidas as tarefas e os funcionários responsáveis pela execução, o encarregado da produção corrige a Data Prevista em que as peças ficarão prontas. Por padrão, essa data é definida pelo vendedor no momento em que a venda é criada e serve para orientar o planejamento da produção.
Data Prevista para as peças ficarem prontas.
O relatório da Ordem de Serviço deverá ser impresso e encaminhado para os responsáveis pelo corte e acabamento. Esse documento possui a identificação da OS e as informações detalhadas de cada item, como as medidas das peças e serviços que serão executados.
Na Ordem de Serviço também é possível armazenar arquivos, documentos ou projetos em AutoCAD, que servirão de apoio para os responsáveis da execução.
Quando for iniciar o corte das peças, é preciso alterar o status da OS para Em Produção, sinalizando que esse documento já está sendo trabalhado. O encarregado da produção será responsável por alterar sempre o status das OS de acordo com a etapa em que a mesma se encontra na produção.
Alteração do status da OS para Em Produção.
Plano de corte e etiquetas
Podemos agrupar várias Ordens de Serviço e gerar o relatório Plano de Corte, que irá agrupar as peças pelas dimensões e que irá auxiliar no corte da chapa.
Relatório Plano de Corte.
E por fim, realizamos a impressão de etiquetas, que poderão ser coladas nas peças, ajudando na identificação quanto ao serviço e obra a que determinada peça pertence. Basta selecionar as Ordens de Serviço desejadas e selecionar o comando Gerar Etiquetas no menu Ações.
Ações › Gerar Etiquetas.
O sistema gera as etiquetas, que deverão ser impressas através do aplicativo GransoftWeb para Windows, que pode ser baixado através do menu Sistema › Download Aplicativo Desktop.
Etiquetas para identificação das peças.
Quando as peças já estiverem cortadas e já beneficiadas, faça a alteração de status da OS para Executado - Produção OK. A próxima etapa é a separação e a organização da entrega para o cliente.
Romaneio de entrega
A entrega pode ser feita, assim como a geração de um Romaneio de Entrega, que é um documento bastante similar a uma Nota Fiscal Eletrônica, mas sem os valores dos serviços. O objetivo do Romaneio de Entrega é listar os itens que estão sendo entregues para o cliente ou encarregado da obra, que deverá assinar o documento no momento do recebimento dos produtos.
Romaneio de Entrega: itens entregues, sem os valores dos serviços.
Esse documento pode ser gerado de duas formas:
A partir da Ordem de Serviço. Selecione a aba Entregas e clique no botão Gerar Entrega. Nessa etapa será criado o Romaneio somente com os itens que constam na Ordem de Serviço.
Pelo menu de entregas. Podemos consultar a lista de romaneios existentes no sistema através do menu Produção › Entregas. Em Ações, podemos criar Romaneios informando o Número do Pedido ou o Número da Ordem de Serviço.
Aba Entregas da Ordem de Serviço: botão Gerar Entrega.Menu Produção › Entregas: lista de romaneios.
Depois de gerado o Romaneio, deverão ser preenchidas as informações referentes ao transporte e os funcionários responsáveis pela entrega e colocação. Importante também informar a Data Prevista de Entrega para que se possa fazer o acompanhamento de atrasos.
Transporte, responsáveis e Data Prevista de Entrega.
Depois de preencher todos os campos, imprima o relatório e encaminhe para a entrega.
O Romaneio de Entrega possui 2 status: Pendente e Entregue. Assim que for realizada a entrega, um responsável deverá alterar a situação do romaneio sinalizando que a entrega foi efetuada. Dessa forma, o encarregado da produção encerra o status da Ordem de Serviço para Em Colocação.
Lembre-se
A finalização do Romaneio de Entrega não reflete o status da OS. É necessário que um funcionário sempre faça as alterações de status no sistema. Para essas Ordens de Serviço que já foram entregues, sugerimos que seja alterado o status para Em Colocação, caso houver instalações a serem realizadas, ou Finalizado para sinalizar que não existem mais pendências e que a OS já foi encerrada.
Finalização da entrega e atualização do status da OS.
Agendamento da instalação
A última etapa é definir o calendário para realizar a instalação das OS que já foram entregues. Para isso, abrimos a OS e realizamos o agendamento da visita clicando no botão Agendar Instalação, onde será exibido o calendário para que possamos selecionar uma data e realizar o agendamento.
Agendar Instalação: calendário para a visita.
Clique 2x no dia desejado e preencha o detalhe da visita. Essa visita poderá ser consultada posteriormente pelo colaborador através do menu Venda - Agenda de Visitas. Ao término da instalação, finalizamos a Ordem de Serviço alterando o status para Finalizado e concluímos o processo da produção.
Conclusão
Como pudemos observar, o controle de produção sempre dependerá de uma pessoa, um encarregado que deverá alimentar as informações no sistema, para que o processo funcione de forma eficiente como um todo.
Em caso de dúvidas, entre em contato com o nosso suporte técnico!
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Resumo
Explicamos como utilizar o sistema Gransoftweb para definir um processo de controle de produção para marmoraria, através da geração de Ordens de Serviço
Com o GransoftWeb, é possível controlar as atividades de produção individual de funcionários através, tais como: data do serviço, hora inicial, hora final e a atividade de corte, acabamento e colocação.
Explica como trabalhar o estoque em chapas no Gransoftweb. Esse tutorial faz parte do treinamento de gestão de estoques e irá abordar todo o processo, desde a criação da chapa até a saída ou baixa do estoque.
