Como criar templates de e-mail, SMS e WhatsApp no CRM

Os templates são modelos utilizados pelo CRM para enviar mensagens automáticas a clientes, vendedores e responsáveis.

Eles evitam que a equipe precise escrever o mesmo conteúdo repetidamente e ajudam a manter um padrão de comunicação.

Quais formatos de template estão disponíveis?

O GransoftWeb permite criar diferentes tipos de mensagem:

E-mail de texto, e-mail HTML, e-mail a partir de um arquivo, SMS e WhatsApp.

Para SMS e WhatsApp, normalmente é utilizado um conteúdo em texto.

Nos e-mails, é possível trabalhar com uma mensagem simples, um editor HTML visual ou um arquivo HTML previamente desenvolvido.

Como acessar os templates

Acesse:

CRM > Configurações > Serviços de Mensagens.

Depois, selecione o menu “Templates” para visualizar os modelos já cadastrados.

Como criar um template

Clique em “Adicionar Template” e selecione o formato da mensagem.

Neste exemplo, utilizaremos a opção “E-mail HTML”.

Na aba “Identificação”, informe uma descrição que facilite a localização do modelo.

Alguns exemplos são “E-mail de acompanhamento do pedido”, “Aviso de início da produção” ou “Mensagem de retorno ao cliente”.

Selecione o tipo de disparo

Para e-mails, o sistema pode oferecer opções como e-mail do usuário, e-mail da empresa ou provedor de mensagens.

Recomenda-se utilizar um provedor previamente configurado e habilitado.

Sem um provedor ativo, o template não conseguirá realizar o envio.

Configure o assunto e o corpo do e-mail

Acesse a aba “Mensagem”.

No campo “Título do E-mail”, informe o assunto que será apresentado na caixa de entrada do destinatário.

No campo “Mensagem”, escreva o conteúdo que será enviado.

Editor visual de HTML

O editor permite formatar o texto sem a necessidade de escrever o código HTML manualmente.

É possível aplicar negrito, itálico, sublinhado, organizar parágrafos, criar listas e inserir links.

Utilize esses recursos para criar mensagens claras, organizadas e adequadas à comunicação da empresa.

Utilize palavras-chave dinâmicas

As palavras-chave são campos substituídos automaticamente pelas informações reais do lead no momento do envio.

Clique no botão “Palavras-Chave” para consultar as tags disponíveis e seus significados.

Dependendo da configuração, podem existir tags para nome do cliente, número do documento, etapa, status, data de previsão e responsável.

Exemplo de mensagem personalizada

Um template pode conter o seguinte texto:

Olá, [ClienteNome]. Estamos acompanhando o documento [NroDocumento] e entraremos em contato quando houver uma nova atualização.

Atenciosamente,
[RespNome]

No momento do envio, o CRM substituirá cada tag pelas informações do lead correspondente.

Revise e salve o template

Depois de preencher o assunto e o conteúdo, revise cuidadosamente a mensagem.

Verifique a ortografia, as informações apresentadas, os links e as palavras-chave utilizadas.

Em seguida, clique em “Salvar”.

Por que o template permanece inativo?

Mesmo depois de salvo, o template continuará com a situação “Inativa” até que seja validado.

Essa etapa confirma que o provedor e o canal de comunicação estão funcionando corretamente.

Como habilitar um template de e-mail

Abra novamente o template e acesse a aba “Identificação”.

No campo “Ativado”, clique em “Habilitar Envio”.

Informe um endereço de e-mail válido. O sistema enviará um código de ativação.

Consulte a mensagem recebida, digite o código no GransoftWeb e confirme.

Se o código estiver correto, o template passará para o status “Habilitado”.

Como habilitar templates de SMS e WhatsApp

Para SMS e WhatsApp, selecione o provedor correspondente e informe o texto da mensagem.

Também é possível utilizar palavras-chave para incluir automaticamente dados do cliente ou do documento.

Na etapa de ativação, informe o número de telefone que receberá o código.

Digite o código recebido e confirme para habilitar o template.

O código de ativação não foi recebido

Quando o código não chegar por e-mail, SMS ou WhatsApp, verifique as configurações do provedor.

O problema pode estar nas credenciais, na integração, no serviço contratado ou na entrega da mensagem.

Se necessário, entre em contato com o fornecedor do serviço ou com o suporte do GransoftWeb.

Conclusão

Com os templates criados e habilitados, o CRM poderá utilizá-los em suas automações.

Dessa forma, a empresa padroniza a comunicação, reduz atividades manuais e mantém clientes e colaboradores informados durante cada etapa do processo.