CRM - Configurando Classificações de Leads

Aprenda a criar, editar, ordenar e personalizar as etapas de um processo no CRM do GransoftWeb e veja os cuidados necessários antes de excluir uma coluna.

As etapas representam as fases pelas quais um lead passa dentro de um processo do CRM.

No painel Kanban, cada etapa é apresentada como uma coluna. Os leads são movimentados entre essas colunas conforme o avanço do atendimento.

Planeje as etapas antes de configurar o sistema

Antes de cadastrar as etapas, analise como o processo funciona na prática.

Em um funil comercial, por exemplo, podem ser utilizadas as seguintes fases:

Novo Lead, Primeiro Contato, Orçamento Enviado, Em Negociação e Fechado.

As etapas devem ser simples, objetivas e facilmente compreendidas por todos os usuários.

Como acessar as etapas de um processo

Acesse:

CRM > Configurações > Processos.

Habilite a edição dos processos utilizando a senha administrativa e localize o processo que deseja alterar.

Clique no ícone de edição e acesse a aba “Etapas”.

Como criar uma etapa

Na aba “Etapas”, é possível incluir novas fases, alterar registros existentes ou remover etapas que não serão utilizadas.

Ao criar uma etapa, informe um nome que descreva claramente sua finalidade.

Também é possível definir uma sigla e selecionar uma cor para facilitar a identificação visual no Kanban.

Uso das cores

As cores ajudam a diferenciar rapidamente as etapas do processo.

Uma empresa pode utilizar, por exemplo, uma cor para os estágios iniciais, outra para negociações em andamento e uma cor específica para as etapas concluídas.

O mais importante é manter um padrão que seja compreendido por toda a equipe.

Como ordenar as etapas

A sequência determina a posição das colunas no Kanban e a ordem natural do processo.

Para alterar a posição, edite o número apresentado na coluna “Seq” ou arraste as linhas para a ordem desejada.

Uma sequência bem definida reduz movimentações incorretas e facilita o entendimento do fluxo.

Configuração pelo fluxograma

As etapas também podem ser criadas ou organizadas pelo módulo visual de fluxograma.

Nesse modo, o usuário adiciona cards de etapa à área de trabalho e cria conexões entre as fases anteriores e seguintes.

Esse recurso oferece uma representação visual mais completa do processo.

Evite criar etapas em excesso

Um número muito grande de etapas pode dificultar o uso diário do Kanban.

Procure representar somente as fases que realmente exigem acompanhamento ou alguma ação da equipe.

Quando duas etapas possuem a mesma finalidade prática, avalie se elas podem ser consolidadas.

Cuidado ao excluir uma etapa

A exclusão de uma etapa que já está sendo utilizada deve ser realizada com atenção.

Quando uma etapa é excluída, os leads vinculados a ela são movimentados automaticamente para a primeira etapa do funil.

Isso pode alterar a organização atual e dificultar a identificação da situação real das oportunidades.

Alternativas à exclusão

Sempre que possível, prefira renomear a etapa ou reorganizar sua posição.

Antes de excluir, verifique se ainda existem leads associados e defina para onde eles deverão ser encaminhados.

Centralize a gestão das etapas

A criação e a manutenção das etapas devem ficar sob responsabilidade de uma única pessoa, preferencialmente o gestor comercial ou o dono da empresa.

Essa centralização evita alterações contraditórias e mantém o processo padronizado para toda a equipe.

Conclusão

As etapas formam a estrutura visual do processo no CRM.

Quando são bem planejadas, elas facilitam a movimentação dos leads, melhoram a comunicação interna e oferecem uma visão clara do andamento de cada oportunidade.