Definindo responsáveis e líderes de processos
Entenda as diferenças entre responsável do processo, líder e responsável pelo lead e veja como controlar a visualização e a distribuição das oportunidades.
Uma das principais funções do CRM é garantir que cada oportunidade tenha um responsável claramente definido.
No GransoftWeb, é possível configurar usuários responsáveis pelo processo, indicar líderes e atribuir individualmente cada lead a um colaborador.
Responsáveis pelo processo
Os responsáveis pelo processo são os usuários autorizados a acessar aquele funil dentro do CRM.
Somente os usuários vinculados poderão visualizar o processo pelo menu CRM, pelo Dashboard ou pelo painel Kanban.
Os administradores do sistema podem possuir acesso geral, conforme as permissões configuradas.
Como adicionar responsáveis ao processo
Acesse:
CRM > Configurações > Processos.
Clique em “Editar Processos”, informe a senha administrativa e abra o processo desejado.
Na janela de configuração, acesse a aba “Responsáveis”.
Adicionar um usuário
Clique em “Add Responsável” e selecione o usuário que terá acesso ao processo.
Adicionar um departamento
A opção “Add Departamento” permite incluir de uma só vez os usuários vinculados ao departamento selecionado.
Depois da inclusão, revise a lista para confirmar quais colaboradores realmente precisarão acessar o processo.
Qual é a função do líder?
O líder possui uma visão mais ampla do processo.
Enquanto um responsável comum visualiza principalmente os leads atribuídos a ele, o líder pode acompanhar todas as oportunidades do funil.
Essa configuração é indicada para gerentes, supervisores, coordenadores e outros usuários responsáveis pelo desempenho da equipe.
Principais atividades do líder
O líder pode acompanhar oportunidades paradas, controlar atrasos, verificar a distribuição dos leads e identificar registros que ainda não possuem responsável.
Também pode alterar o responsável por uma oportunidade, delegar tarefas e monitorar o andamento geral do processo.
Responsável comum e líder são funções diferentes
Ser líder não significa ser o responsável direto por todos os leads.
Cada oportunidade continua tendo seu próprio responsável individual. O líder apenas possui uma permissão mais ampla de visualização e gestão.
O usuário que não é líder normalmente visualiza apenas os leads destinados a ele e executa tarefas relacionadas ao seu próprio atendimento.
Como o responsável pelo lead é definido?
Cada lead deve possuir um usuário encarregado de acompanhar aquela oportunidade.
Quando o lead é gerado a partir de um orçamento, pedido ou ordem de serviço, o responsável inicial normalmente será o vendedor que criou o documento.
Quando o lead é criado manualmente no Kanban, o responsável inicial será o usuário que realizou o cadastro.
Os leads sem responsável poderão ser visualizados pelo líder, que deverá avaliar e distribuir a oportunidade.
Como alterar o responsável por um lead
Acesse o Kanban e abra o detalhe do lead.
No cabeçalho da janela, localize o nome do responsável e clique sobre ele para fazer a alteração.
Se o lead ainda não estiver associado a ninguém, o sistema apresentará uma opção para incluir um responsável.
Selecione o usuário desejado e confirme a associação.
Por que um usuário não aparece na lista?
Somente os usuários cadastrados como responsáveis pelo processo podem ser atribuídos a um lead.
Se determinado nome não aparecer na lista, volte à configuração do processo e inclua esse usuário na aba “Responsáveis”.
Benefícios da distribuição correta
Com os responsáveis configurados, a empresa controla quem pode acessar cada processo, quem acompanha cada oportunidade e quem deve executar as tarefas.
Essa organização reduz o risco de leads sem atendimento e oferece maior transparência para gestores e colaboradores.
Conclusão
A definição de líderes e responsáveis é essencial para o funcionamento do CRM.
Quando cada pessoa conhece seu papel, o acompanhamento se torna mais organizado e nenhuma oportunidade fica sem dono.
